Zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa należy dokonać w formie pisemnej listem adresowanym do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Warszawie na adres korespondencyjny siedziby Izby: ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa. Na kopercie należy zamieścić dopisek: „ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE – do rąk własnych osoby uprawnionej”.
Zgłoszenia dokonane innym kanałem komunikacji są zwracane do nadawcy z informacją o przyjętym w Izbie kanale zgłoszeń dla zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa.
Zewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa nie można dokonać anonimowo.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną zostały określone w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r. poz. 928), zgodnie z którym sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 powołanej ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa regulowany jest ustawą o ochronie sygnalistów oraz „Procedurą zgłoszeń zewnętrznych w Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Warszawie”, wprowadzoną Zarządzeniem Nr 15/2024 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Warszawie z dnia 19 grudnia 2024 roku”. Zgłoszenie musi zawierać następujące informacje:

dane indentyfikacyjne zgłaszającego, to jest imię i nazwisko oraz wskazanie adresu będącego adresem do kontaktu;
potwierdzenie spełnienia wymogów określonych w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, to jest potwierdzenie uzyskania informacji objętej zgłoszeniem w kontekście związanym z pracą;
datę i miejsce naruszenia prawa lub datę i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa;
opis sytuacji i okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa, w zakresie objętym ustawowym zakresem działalności Izby, określonym w art. 1 ust. 1 i 2 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1993 r. o regionalnych izbach obrachunkowych;
dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
wskazanie sprawców i ewentualnych świadków naruszenia prawa;
podpis zgłaszającego.

Zgłoszenie nie zawierające informacji wymienionych powyżej Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie uznaje za niekompletne lub wymagające uzupełnienia. Izba zwraca się do nadawcy informacji o uzupełnienie zgłoszenia.
Zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, ich wstępną weryfikacją, prowadzeniem rejestru zgłoszeń zewnętrznych, komunikacją z sygnalistą, w tym przekazywaniem informacji zwrotnej, koordynacją innych działań związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi wynikających z ustawy powierzone zostały wyznaczonym pracownikom Biura Izby.
Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Izby, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Wstępna weryfikacja obejmuje również sprawdzenie przesłanki wymienionej w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów. W ramach postępowania podczas wstępnej weryfikacji Biuro Izby wyjaśnia informacje będące przedmiotem zgłoszenia lub występuje do nadawcy o przedstawienie uzupełniających informacji lub udzielenie dodatkowych wyjaśnień. W ramach prowadzonego postępowania korespondencja kierowana jest do zgłaszającego w formie pisemnej listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

W przypadku, gdy wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wykaże, że dla rozpatrzenia zgłoszenia właściwy jest inny organ publiczny, zgłoszenie przekazywane jest do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Przekazanie zgłoszenia następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni. O przekazaniu zgłoszenia informuje się sygnalistę.
Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa – sygnalista jest informowany, że informacja objęta zgłoszeniem nie podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym ustawą.
Po ustaleniu, że zgłoszenie zewnętrzne podlega rozpatrzeniu przez Izbę – następuje weryfikacja przesłanki wymienionej w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że zgłoszenie o naruszeniu prawa nie zostało dokonane przez sygnalistę w kontekście związanym z pracą – sygnalista jest informowany, że informacja objęta zgłoszeniem nie podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym ustawą.

Wydział Kontroli Gospodarki Finansowej jest upoważniony do podejmowania z zachowaniem należytej staranności działań następczych w odniesieniu do zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa w zakresie, określonym w art. 1 ust. 1 i 2 oraz art. 5 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Treść ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych jest zamieszczona w Internetowym Systemie Aktów Prawnych pod linkiem: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19920850428.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie przekazuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym informowany jest sygnalista. Informacja zwrotna obejmuje informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań, w tym zrealizowanych lub zaplanowanych w przyszłości działań kontrolnych, zgodnie z kompetencjami określonymi w ustawie z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, a obejmujących zgłoszone naruszenie prawa.

Realizacja czynności obejmujących prowadzone przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Warszawie postępowanie w zakresie zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów dokonywana jest z dołożeniem najwyższej staranności w celu ochrony danych osobowych sygnalisty oraz ochrony poufności informacji, na podstawie których byłoby możliwe bezpośrednie lub pośrednie zidentyfikowanie tożsamości sygnalisty oraz innych osób powiązanych ze zgłoszeniem. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych przewidują ochronę przed uzyskaniem nieuprawnionego dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom, przewidują ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także przewidują ochronę informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Dostęp do informacji dotyczących zgłoszeń zewnętrznych posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy Izby, którzy złożyli stosowne oświadczenia związane z zapewnieniem tajemnicy i poufności informacji oraz danych osobowych objętych zgłoszeniem. Pracownicy Izby wyznaczeni do podejmowania działań wynikających z ustawy oraz procedury wyznaczani są na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań. Wyżej wskazani pracownicy przechodzą szkolenia w zakresie, o którym mowa w art. 44 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie wdrożyła zasady, o których mowa w art. 5 i art. 8 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1, ze zm.). Przetwarzanie danych osobowych oraz informacji podawanych w zgłoszeniu oparte jest o zasady zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia przechowywania, rozliczalności, integralności, poufności, ograniczenia celu przetwarzania do czynność określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, minimalizacji danych oraz prawidłowości opartej na danych wskazanych w zgłoszeniu jako źródle informacji. Dane osobowe, które pozwalają na ustalenie tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem, nie będą ujawnione nieupoważnionym osobom, a do przetwarzania tych danych osobowych będą dopuszczone wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, wynikające z art. 29 i art. 32 ust. 4 RODO. Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie będzie przetwarzać dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem tylko w zakresie koniecznym do przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji oraz podjęcia działania następczego. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych wynikające z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych dotyczące zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów, znajdują się w załączniku.

Działania następcze wobec każdego zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia, polegają na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontrolnego, zgodnie z kompetencjami określonymi w art. 1 ust. 1 i 2 oraz art. 5 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Działania następcze podejmowane są z zachowaniem należytej staranności i w szczególności polegają na:

uwzględnieniu informacji o naruszeniu prawa przy planowaniu poszczególnych rodzajów kontroli przeprowadzanych przez Izbę, w tym w ramach planu kontroli, stanowiącego część ramowego planu pracy Izby oraz w programach kontroli;
objęciu nieprawidłowości - stwierdzonych na podstawie informacji o naruszeniu prawa - wystąpieniem pokontrolnym, zawierającym w szczególności wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności;
sporządzeniu zawiadomień i innych pism, które należy kierować do właściwych organów na podstawie wyników kontroli w zakresie informacji o naruszeniu prawa.

Ustawa o ochronie sygnalistów w rozdziale 2 wprowadza środki ochrony prawnej sygnalisty, takie jak zakaz podejmowania działań odwetowych czy odszkodowanie lub zadośćuczynienie, przy spełnieniu warunków objęcia sygnalisty ochroną, o których mowa w art. 6 powołanej ustawy. Treść ustawy o ochronie sygnalistów jest zamieszczona w Internetowym Systemie Aktów Prawnych pod linkiem: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928.

Sygnalista może skorzystać z usług nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego udzielanych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r., poz. 1534). Nieodpłatnej pomocy prawnej udziela adwokat lub radca prawny, który zawarł z powiatem umowę w sprawie udzielania tej pomocy. Więcej informacji dostępnych pod linkiem https://www.gov.pl/web/nieodplatna-pomoc. Na żądanie sygnalisty Izba wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.

W art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów został przewidziany zakaz uporczywych postępowań przeciwko sygnaliście oraz określono warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności:

„Art. 16. [Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jako podstawa odpowiedzialności sygnalisty]

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.”

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, szczególnie w przypadkach, gdy określonemu naruszeniu prawa można skutecznie i szybko zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a także nie pojawia się ryzyko działań odwetowych wobec osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego. Działanie należy uznać za zgodne z założeniami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn. zm.) oraz ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów można zwrócić się do Rzecznika Praw Obywatelskich, z którym można skontaktować się za pośrednictwem Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, adres Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. centrala (+ 48) 22 55 17 700, fax (+ 48) 22 827 64 53, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl.

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE